Tilbage AccSoft siden

---

Word-Brevflet ved hjælp af AccSoft brevflet-makro.

Der kan brevflettes til SNS's brevmenu 'Danske breve' fra alle AccSoft Databaser.
Fremgangsmåden er således:

Vælg i brevmenu Danske breve, men indtast ikke noget i Navn og adresse. Du kan skrive i journalnr som du plejer, og også vælge både Dato og Brevtype. Tryk så på OK.



Skriv så overskriften som den skal være i dit brev:



Tryk så på enter og markøren står nu parat der hvor brødteksten skal skrives.

Det er nu at brevfletningen skal aktiveres. Tryk på knappen (Acc Soft Brevflet, lige til højre for Autotekst) og der vises følgende menu :


Du kan her vælge hvilken flet-kilde du vil bruge. Skal du f.eks. flette til nogle medarbejdere der skal på kursus, vælger du Medarbejdere og deres kurser. Er det alle medarbejdere på én skovpart, vælger du Medarbejdere generelt/alle.Skal du brev-flette til brugerrådsmedlemmer er det Adresser på interes-santer du skal vælge.
Nederst kan du vælge om der automatisk skal indsættes navn og adresse i brevhovedet,hvis du har valgt Danske breve, eller hvis du har et andet dokument, bliver navn og adresse indsat der hvor markøren står. Vælger du Nej indsættes der ikke fletfelter, det skal så gøres manuelt.
Bibehold Ja og afslut med at trykke på OK.

Herefter ser brevet således ud:


Resten af brevet skrives.


Der er kommet en flet-værktøjslinie til syne nu:


Trykkes på Vis flettede data vises navne og adresser istedet for fletfelterne.
Med disse Post-knapper kan du navigere i adresserne.
Når du skal udvælge hvilke af adresserne du skal bruge skal du trykke på flethjælper
og denne menu vises:

Næsten alle indstillinger er på forhånd indstillet af AccSoft Brevflet, der mangler kun at blive filtreret hvilke navne og adresser der skal skrives til. Dette gøres ved at trykke på hvorefter Forespørgsler åbnes:


Du kan under felt, finde alle de felter hvorfra du kan filtrere dine navne og adresser. Her skal der f.eks. skrives til samtlige timelønnede, så MedarbGruppe markeres.


I Sammenlign med skriver du 1, da 1 i feltet MedarbGruppe står for timelønnede. Tryk så på OK og Luk på flethjælperen. Du har nu udvalgt alle timelønnede til dine breve. Tryk på Vis flettede data og du kan bladre gennem brevene til timelønnede.
Skal det kun være timelønnede på skovpart 1 der skal have brev, vælger du i anden linie af Forespørgsler SkovpartNr og sætter sammenlign med til 1. Bibehold sammenkædningen Og

Skal der indsættes f.eks. navn eller andet i selve brevet, tryk så på , hvorefter der vises en lang liste med mulige felter der kan indsættes. Vælg f.eks. Fornavn , hvorefter «Fornavn» indsættes og ved brevfletningen skrives det rette fornavn i brevet. Mulighederne er mange, se også eksemplerne senere.

Udvælgelsen af data er færdig. Tilbage er kun at udskrive. Tryk på og der brevflettes direkte til printeren.

Gemmer du dokumentet gemmes alle flet-indstillingerne også.
Fordelen er, at så er Forespørgslen også indstillet næste gang dokumentet hentes, men ulempen er, at datoen så ikke passer mere.


Eksempler på anvendelse af AccSoft Brevflet.
I eksemplerne er der næsten kun brugt tekst. Enkelte knapper er vist, og menu-punkter, valgmuligheder, tastaturknapper og øvrige knapper er med Fed Kursiv.




Eks. 1: Indkaldelse til SAM-møde.
Der skal sendes en indkaldelse til samtlige medlemmer af SAM.
Vælg Brevmenu, Danske breve, Alm brev, Ok . Skriv overskriften "Indkaldelse til SAM-møde" Tryk Enter og tryk så på Acc Soft Brevflet . Vælg Medarbejdere og Udvalg, Ok. Skriv "Kære " og vælg Fornavn, Enter "Der indkaldes til SAM-møde den 25/8-98. Mødet starter kl. 1300." Enter og vælg Hvis...Så...Ellers. Under Hvis Feltnavn vælges MedarbGruppe og i Sammenlign med: skrives 1 (dvs. timelønnede). I Indsæt denne tekst skrives: "Formøde aftaler I selv med næstformanden". I Og ellers denne tekst: "Vi mødes til ekstraordinært distriktsmøde kl. 1100 inden SAM-møde." Tryk så Ok. Spring ud af markeringen med End, Enter. "mvh Skovrideren" Timelønnede og funktionærer for således hver sin besked på indkaldelsen.
Tryk på Flethjælper Forespørgsler og vælg i Felt: UdvalgID. I sammenlign med skrives 1 for SAM (se brevflethuskeliste). Tryk Ok, Luk. Tryk på Vis flettede data , og ved at bladre frem kan man se navne og adresser ændre sig, samt at der vises den rigtige beskedlinie. Brevflet direkte til printeren ved .



Eks. 2: Besked til kursister.
Distriktet afholder et kursus: Opmåling og klasificering den 12/11-1998. Medarbejderne der skal med, er tastet ind under Medarbejdere Kurser med kursusdato 12-11-98 og status 0. Kurset er blevet flyttet, så kursisterne skal have besked.
Vælg Brevmenu, Danske breve, Internt brev, Ok. Skriv overskriften "Ændret kursusdato" Enter og tryk så på Acc Soft Brevflet . Vælg Medarbejdere og deres kurser, Ok. Skriv så "Kurset " og vælg KursusNavn "der afholdes af "og vælg ArrangørNavn "er blevet flyttet til 19/11-98. mvh Kursusformidler"
Tryk på Flethjælper Forespørgsler og vælg i Felt: status. I sammenlign med skrives 0. Bibehold Og. Vælg i næste linie KursusDato og i Sammenlign med: skrives 12/11/98. Bibehold Og. Vælg i næste linie ArrangørID og i Sammenlign med: skrives 1 for Skovskolen (se brevflethuskeliste). Tryk Ok, Luk. Tryk på Vis flettede data , og se resultatet. Brevflet direkte til printeren ved .

Eks. 3: Bygningssyn på skovløberboliger.
Der skal afholdes bygningssyn på skovløberboliger på skovpart 3 og 4.
Vælg Brevmenu, Danske breve, Alm brev, Ok . Skriv overskriften "Bygningssyn 1998" Enter og tryk så på Acc Soft Brevflet . Vælg Medarbejdere der bor i skovens huse, Ok. Skriv så "Hej "" og vælg Fornavn, Enter. "Der afholdes bygningssyn på " og vælg Arbejdssted " skovpart ved "" og vælg Husnavn " den ???? 1998. mvh Bygningsadministratoren."
Tryk på Flethjælper Forespørgsler og vælg i Felt: TitelID. I sammenlign med skrives 4 for skovløbere. Bibehold Og. Vælg i næste linie SkovpartNr og i Sammenlign med: 3. Ændre Og til Eller. Vælg i Felt: TitelID. I sammenlign med skrives 4 for skovløbere. . Bibehold Og. Vælg i næste linie SkovpartNr og i Sammenlign med: 4. ). Tryk Ok, Luk. Tryk på Flet til nyt dokument og indsæt så på spørgsmålstegnenes plads dato og tid for de enkelte bygningssyn. Herefter kan brevene udskrives.